Nómina | Praxedes Midasoft

GESTIÓN DE NÓMINA

El sistema de nómina está conformado por varios módulos que interactúan entre sí, con el fin de generar un paquete integral y manipular la información como un todo. Cada módulo genera paquetes de novedades, que se denominan ENVÍOS, con los cuales cada área de la empresa que tiene bajo su responsabilidad el reporte de las novedades de acuerdo a su objeto, les permite ejercer un control de grabación y al mismo tiempo de supervisión y control.

A continuación, se presentan las características generales del Sistema en lo referente al alcance de los Módulos de GESTIÓN DE NOMINA, GESTIÓN DE AUTO CONSULTAS Y GESTIÓN PRESUPUESTAL.

Diseñada de acuerdo a la Ley 50 de 1990, régimen anterior, salario integral y Ley 100 de 1993.
Normatividad: Para empleados públicos administrativos aplicables las normas decretos 1042/78, 1045/78 y reglamentación interna. Para educadores de enseñanza básica y media: Decreto 2277/79. Para docentes universitarios: Decreto 1444/92 y reglamentación estatutaria. Para trabajadores oficiales: Convención colectiva de trabajo. Para contratistas por prestación de servicios: Decreto 1273 de 2018.
Definición de múltiples nóminas: empleados, obreros, jubilados, extranjeros y cualquiera otra definida al sistema, con variadas periodicidades, por ejemplo: Semanal, Decenal, Catorcenal, Quincenal o Mensual.
Definición de múltiples tablas de referencia que sirven como base para todo el proceso de la nómina; tales como: tipos de nómina, ciclos de nóminas, tipos de contratos, relaciones sindicales, relaciones laborales, ciudad, departamentos, barrios, centros de costos, áreas, oficios, motivos de retiro, motivos de aumento y otros.
La liquidación de cada uno de los conceptos de nómina es completamente parametrizable y modificables por el usuario; tanto en los procesos de liquidaciones periódicas, de prestaciones sociales, definitivas y de consolidaciones; por medio de las políticas de cálculo.
Definición de múltiples agrupaciones que facilitan los procesos de liquidación; tales como: agrupaciones de empleados, asociaciones, agrupaciones de conceptos y otros.
Control de la historia salarial del empleado, con fecha, motivo y jornada. Así como también los múltiples retiros y los cambios de centros de costos.
Permite el manejo de múltiples enlaces contables y bancarios con parámetros de sustitución definidos por el usuario para la generación de la interface de contabilización. Tales como: Contabilización por centros de costos, por unidades de producción o global.

Impresión de toda clase de certificaciones o documentos de vinculación con una interface con un procesador de texto, mediante el proceso de combinación de correspondencia.
Generación de diferentes formatos de impresión para los cheques, sobres o colillas de pago.
Control para la liquidación de la nómina, mediante restricciones instauradas por el usuario; tales como, deducciones en vacaciones, validación por totales de control y otros. Con mensajes de alerta.
Manejo de prioridades en el proceso de liquidación de los conceptos de nómina.
Distribución de Nómina por centros de costo.
Configuración Multi-moneda: Dólares y Pesos Colombianos.
Sistema multiusuario en red Windows, Windows NT, Novell o cualquier otra compatible con NETBIOS.
Definición de perfiles de usuario para controlar la seguridad del Sistema, en forma individual o grupal, con registro de las transacciones.
Manejo de múltiples cajas de compensación, con impresión del formato de afiliación y control de beneficiarios para el subsidio familiar.
Descuentos por asociaciones tales como: cooperativas, aportes sociales, auxilios funerarios, fondos de empleados y otros.
Liquidaciones globales o parciales de la nómina hasta obtener los resultados correctos.
Generación de informes fijos, definidos por el usuario y programados por el usuario. UGPP, información exógena para DIAN.
Adición de imágenes a las bases de datos tales como la foto o documentos escaneables.

Proceso de Configuración

Definición de parámetros iniciales del sistema
Creación de diferentes compañías
Instalación de archivos de datos en diferentes rutas de acceso
Procesos generales de implementación
Políticas:
- Permite configurar las políticas de cálculo, exportación, importación y documentos.

Proceso de Contratación

Proceso de ingreso de personal con datos personales y datos laborales.
Control de entrega de documentos por tipos de contratos.
Impresión de certificaciones o documentos de vinculación por tipos de contrato.
Impresión de la afiliación a la caja de compensación.
Control de vencimientos de contratos con la impresión de cartas de notificación e informes de vencimientos discriminados por centros de costos en rangos de fechas.
Control y registros de saldos comprometidos con el subsidio familiar.
Informes de vinculación para el FIC.

PROCESO DE NOVEDADES

Vacaciones:

Configuración de diferentes clases de vacaciones de acuerdo al tipo de personal
Manejo de vacaciones completas, parciales, colectivas, en dinero; así como también el control de las suspensiones de vacaciones.
Generación de las cartas de vacaciones
Programación anual de vacaciones de acuerdo a parámetros definidos por el usuario
Control de saldos de vacaciones y su histórico
Consolidación anual o periódica de vacaciones
Informes de saldos, programación, historia.

Incapacidades:

Manejo de diferentes clases de incapacidades definidas por el usuario
Control de tipos de incapacidades con relaciones sindicales
Registros del diagnóstico, el tipo, el número y otros datos
Control de prorrogas
Historia de incapacidades
Interface con el sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y el módulo de seguridad social
Informes de incapacidades generales o definidos por el usuario.

Ausencias y Permisos:

Manejo de diferentes clases de ausentismo remunerado o no
Control de la pérdida del descanso dominical o libre
Control de la disminución en los tiempos del contrato
Historia de ausentismo
Informes de ausentismo generales o definidos por el usuario

Embargos:

Manejo de diferentes tipos de embargos, fijos o variables
Registro de los datos de la resolución y su beneficiario
Control del estado de los embargos
Control del tope de liquidación de los embargos
Generación e histórico de la distribución de los embargos
Informes de los embargos generales o definidos por el usuario.

Auxilios:

Manejo de diferentes tipos de auxilios
Control de saldos
Historia de auxilios
Informes de los auxilios generales o definidos por el usuario

Ahorros:

Manejo de diferentes tipos de ahorros; tales como: ahorro navideño, ahorro cooperativas y otros.
Manejo de diferentes tipos de cuotas de ahorro tales como: periódica, esporádica, porcentaje del salario, concepto asociado y otros.
Manejo de saldos iniciales, saldo al día e histórico de ahorros.
Control de la devolución de saldos y suspensión del ahorro.
Informes de ahorros generales y definidos por el usuario.

Préstamos:

Manejo de diferentes clases de préstamos; tales como, cooperativas, fondos de empleados, empresa y otros.
Políticas de cálculo para la generación de las cuotas; tales como, cuotas fijas, cuotas variables, planes, anualidades.
Manejo de conceptos comprometidos
Manejo completo del proceso desde la solicitud, cálculo del nivel de endeudamiento, aprobación, negación, impresión de libranzas, generación de pagos y otros…
Manejo de todo tipo de cálculo de intereses, anticipados, vencidos, final del capital y otros
Manejo de proveedores para la generación de pagos
Control de saldos e históricos de préstamos
Impresión de saldos en las colillas de pago
Manejo de abonos por fuera de nómina
Generación de interfaces tanto para la importación y exportación en archivos planos
Generación de informes de saldos, históricos, préstamos negados, aprobados y definidos por el usuario.

Horas extras

Manejo de diferentes tipos de plantillas de grabación
Impresión de las plantillas de grabación por grupos de empleados
Grabación diaria o resumida de las plantillas
Historia de novedades de horas extras o plantillas
Informes de novedades de horas extras generales o definidos por el usuario

Ajustes

Manejo de diferentes tipos de ajustes que pueden afectar acumulados, bancos, comprobantes contables, o históricos de centros de costos
Aplicación directa o en la liquidación de nómina de los ajustes
Historia de ajustes por empleado o general
Informes de ajustes del periodo y sus históricos.

Importación y Exportación de Datos

Definición de archivos a importar con su estructura; por ejemplo, novedades de extras, subsidio familiar, de cooperativas y otros.
Control de topes y de retirados para el proceso de importación
Exportación general definida por el usuario
Exportación de saldos de préstamos, deducciones de acumulados, deducciones de liquidación y otros.
Informes de novedades de importación generales o definidos por el usuario.

Novedades Pendientes

Grabación manual o automática de las novedades pendientes
Manejo y control de novedades pendientes
Informes de novedades pendientes generales y definidos por el usuario

Remplazos Transitorios

Matrícula de empleados con su oficio y relación sindical y salario para el cargo
Matrícula de novedades en el reemplazo
Generación de novedades para varios centros de costos

Novedades de Nómina

Grabación manual de aquellas novedades de nómina que no son generadas automáticamente en forma individual o global
Conversión de un movimiento liquidado en novedades de nómina para un próximo período
Corrección de novedades de nómina generadas automáticamente
Importación y exportación remota de novedades
Informes de grabación y distribución de las novedades

Generación global de Novedades

Liquidaciones globales de la nómina hasta obtener los resultados correctos.

Liquidación de Nómina

Generación del proceso global o individual en forma de liquidación o reliquidación
Diferentes tipos de liquidación; tales como, normal, personal a vacaciones o sólo valores reportados
Verificación de los conceptos a liquidar
Control total de la liquidación desde el tiempo de duración, hasta visualizar los mensajes de alerta en los conceptos no liquidados

Controles de nomina

Control para liquidaciones de la nómina, mediante restricciones instauradas por el usuario; tales como, deducciones en vacaciones, validación por totales de control y otros. Con mensajes de alerta.

Informes de Prenómina

Diferentes informes de la pre-nómina tales como: informes columnarios, tipo plantilla, detallados, resumidos y definidos por el usuario
Realizar procesos de validación y controles de nómina
Generación de informes para la relación de bancos, departamentos, centros de costos y otros.
Impresión de cheques, sobres y colillas de pago
Control de entrega de la relación cheques por departamentos, centros de costos y otros.

Transferencias Bancarias

Diferentes enlaces bancarios para la consignación de la nómina por vía electrónica; tales como: Bancolombia, Davivienda, Grupo Aval, Santander, Cootrafa, Citibank, Banco Ganadero, Banco de Crédito y otros definidos por el usuario.

Cierre

Generación del cierre de los procesos de nómina en forma individual o grupal.

Proceso prestaciones sociales

Prestaciones Sociales

Proceso de liquidación de primas legales y extralegales, con informes de control
Proceso de consolidación anual de cesantías
Procesos de consolidación parcial de cesantías
Control de saldos de cesantías consignada en los fondos
Impresión de certificados de intereses a las cesantías
Generación de medios magnéticos para los Fondos de Cesantías
Informes de cesantías e intereses consolidados, pagados, régimen anterior, Ley 50, relaciones para cada uno de los Fondos de Cesantías y otros

Liquidaciones Definitivas

Registro de múltiples motivos de retiro
Proceso de liquidación definitiva en forma global e individual incluyendo salario, prestaciones sociales, préstamos, seguridad social y todas las definidas por el usuario
Generación con el proceso de nómina o por fuera de él
Informes de las liquidaciones definitivas detalladas y resumen.

Proceso seguridad social

Seguridad Social (Autoliquidación de Aportes).

En concordancia con los decretos 326, 1406 y 047, NUEVO DECRETO SOI.
Completamente parametrizable
Manejo de múltiples administradoras de seguridad social
Manejo de novedades transitorias y permanentes
Manejo de excepciones
Importar datos de: acumulados, vacaciones, incapacidades y otros.
Manejo de múltiples tipos de nómina.
Múltiples novedades de ingresos, retiros y / o traslados
Generación del medio magnético de acuerdo al decreto 326 y siguientes
Generación de cuentas por cobrar de incapacidades
Registro de notas débito y crédito
Informes de la autoliquidación en planillas o listados generales.

PROCESO

CONTABLE

Informes Legales

Impresión de certificados de ingresos y retenciones
Generación de la información tributaria
Generación de parafiscales por centros de costos y por entidades
Generación de provisiones por conceptos o centros de costos
Generación de distribución de gastos por centros de costos
Generación del proceso de contabilización y exportación de todos los procesos de la nómina; tales como, liquidaciones periódicas, definitivas, consolidaciones, parafiscales, provisiones, autoliquidaciones, ajustes de acumulados, prestaciones sociales y otros…
Integración contable con cualquier sistema contable o ERP, como GREAT PLAINS de MICORSOFT, APOTEOSYS, JD Edwards, BAAN, SAP, PEOPLESOFT, EPICOR

PROCESOS COMPLEMENTARIOS

Utilitarios

Conversión de datos iniciales para la implementación
Conversión de datos requeridos por el usuario

Retroactivos

Definición de múltiples clases de retroactivos; tales como: básico, extras y recargos, vacaciones, incapacidades y otros.
Generación de retroactivos por grupos de empleados, grupos de conceptos o grupos de periodos
Generación de informes del cálculo del retroactivo, para el control

Turnos

Manejo de múltiples turnos y horarios definidos por el usuario
Liquidación de conceptos en horas o valor de acuerdo a la clase de día
Rotación por turnos, centro de costo u oficio
Informes de la rotación por centro de costos a pagar o trabajar
Corrección de excepciones.

Informes

Diversos informes generales para la toma de decisiones.

Procesos Auxiliares

Cálculo semestral de retención en la fuente con parámetros definidos por el usuario
Proceso de aumentos salariales por parámetros
Diferentes tipos de cambios o correcciones a datos como códigos, acumulados, nóminas, conceptos, estados de los períodos y otros.
Cálculo de salarios promedios en forma global e individual para el control de liquidación de prestaciones

Enlaces

Permite realizar enlaces para hacer conexiones con otros aplicativos o módulos.

Dotaciones

Definición de diferentes tipos de dotaciones por sexo, relación sindical y otros
Registro de la dotación por persona con tallas y cantidad
Generación de la dotación por período
Informes de los comprobantes de entrega de dotación por persona, centro de costo, por oficio u otros.
Histórico de dotaciones

Gestión de autoservicio

Ha sido concebido para que una miscelánea de información relativa a la nómina de las empresa, esté disponible para consultas vía intranet y/o Internet.

Cuenta con la información detallada de los siguientes ítems: Empleados, Agrupaciones, Asociaciones, Conceptos, Agrupaciones de Conceptos, Acumulados por Empleado o Concepto, Acumulados Generales, Dotación, Vacaciones, Pagos Parciales Cesantías, Ahorros, Incapacidades, Movimiento Liquidado, Novedades Periodo, Liquidaciones Definitivas, Múltiples Retiros, Historia Salarial, Cesantías Generales, Acumulados, Saldos de Préstamos, Auxilios, Ausencias, Matricula Seguridad Social, Autoliquidación Seguridad Social, Novedades Seguridad Social, Imágenes y Embargos.

Permite Consultar y/o actualizar y/o generar cualquier proceso del sistema

El empleado puede Consultar y Solicitar:

Cesantías.
Vacaciones
Préstamos
Auxilios
Beneficios
Ausencias y Permisos
Incapacidades
Cambios de Novedades de Aportes Voluntarios y AFC.
Formaciones

Acceso vía ftp o http WEB o a su Intranet

Ofrece todas las ventajas del entorno WEB e Intranet en su Empresa.
Manejo de Work flow hasta de 9 Niveles de Aprobación.

Generación y Entrega de Informes de:

Certificaciones laborales.
Comprobantes de nómina para Colaboradores.
Histórico de vacaciones
Histórico de Cesantías
Certificado de Ingresos y Retenciones.

Gestión de bienestar

Módulo de Bienestar

Permite definir y administrar programas de Bienestar en la Empresa.
Permite crear diferente Eventos y Actividades, Empresariales, Deportivas.

Gestión de formación

Módulo de Formación

Manejo de cursos.
Contenido y materiales requeridos.
Control de costos de capacitación a nivel del empleado y general.
Docentes externos e internos.
Aulas de estudio.
Requerimientos de habilidades por empleado.
Habilidades cubiertas por el curso.
Permite detectar necesidades de capacitación por empleado.
Confrontando los requerimientos de capacitación del empleado y los cubrimientos de los cursos que se brindan. Se determinan los requerimientos de capacitación.
Manejo de presupuestos proyectados y reales en valor y horas de capacitación.
Historia de cursos tomados por empleados.

GESTIÓN BENEFICIOS

El modulo es donde se definen los beneficios que la empresa tiene con sus empleados como por ejemplo Auxilio de rodamiento, teletrabajo, auxilio educativo, auxilio de vivienda, día de cumpleaños (ausencia), Licencia de matrimonio (Ausencia).El empleado puede hacer su solicitud de cada uno de los beneficios y el jefe inmediato o usuario definido realiza aprobación de la solicitud para generar a nómina y hacer la entre del respectivo beneficio.

Gestión de competencia

Desempeño – Clima

Módulo de Evaluación de Competencias

Este módulo busca aprovechar al máximo las habilidades y perfiles de cada funcionario, y desarrollar el potencial de cada colaborador dentro de la organización creando la mejor adecuación entre el puesto que desempeña y su perfil.

Permite definir:

Múltiples tipos de Evaluaciones.
Múltiples factores de Evaluación.
Manejo de fechas de vigencia de las Evaluaciones
Manejo de Múltiples Evaluadores.
Manejo de Información de Integración
Manejo de Medidas.
Manejo de Información de Promocionalidad.
Manejo de Comentarios de Jefes del valorador.
Permite realizar una apreciación del potencial de desarrollo del individuo en el cargo por medio de seguimiento de objetivos y logros obtenidos.
Conocer los nivele de motivación y adaptación que tiene el empleado con respecto al cargo que ocupa en la organización.
Permite establecer áreas, factores y niveles de evaluación.
Definición de pesos y porcentajes de cada factor y área. Con esto es posible evaluar a cada funcionario con parámetros establecidos de acuerdo a las políticas de la compañía.
Es posible definir y realizar el seguimiento sobre evaluaciones parciales, evaluaciones definitivas.
Incluye informes estadísticos y seguimiento del proceso de la evaluación, por diferentes criterios.

La gerencia del desempeño permite establecer el plan de carrera, definición y control de competencias requeridas para llevarlo a cabo, manejo de roles futuros y acciones a tomar.

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Módulo de evaluación de desempeño